為加強拍賣業務的規范管理,不斷提高企業的經營素質,防范經營風險,按照《拍賣法》等法律法規的有關規定,貫徹“公開、公平、公正、誠實信用”的原則,制定拍賣工作流程。
一、拍品的征集
1、拍品的征集工作由業務人員負責。
2、拍品征集應遵照《拍賣法》及相關法律、法規的有關規定,結合公司的經營范圍進行。國家及法律、法規有規定須經審批、許可才能轉讓的物品或財產權利,應當依法及時辦理審批手續。
3、在簽定《委托拍賣合同》之前,業務經辦人員應對委托人資格、標的的來源、權屬狀況、現狀、瑕疵等作充分了解,并取得相關資料。
4、業務人員應將拍品收集情況和進行過程向上級領導匯報。
二、拍賣委托
1、委托人應提供以下資料:
(1)有效身份證明:公民應提供身份證,法人應提供營業執照、法人代碼證及法定代表人身份證,代理人另需提供有委托人簽署的委托代理書,標的按規定對委托人有特殊要求的,委托人應提供相關證件;
(2)委托拍賣物品或財產權利的權屬證明;
(3)委托拍賣標的的其他相關資料和瑕疵說明。
2、業務經辦人員應進行調查、核實以證實委托人所提供的資料的真實性,并實地勘查標的。之后將資料送業務部負責人審批,并起草《委托拍賣合同》,報送綜合部審核。
3、委托拍賣合同的簽訂:
委托拍賣合同應包括:
(1)委托人、拍賣人的姓名或者名稱、住所;
(2)拍賣標的的名稱、規格、數量、質量;
(3)委托人提出的保留價;
(4)價款的支付方式、期限;
(5)拍賣標的交付或者轉移的時間、方式;
(6)傭金及其支付的方式、期限;
(7)價款的支付方式、期限;
(8)違約責任;
(9)雙方約定的其他事項。
委托拍賣合同須經總經理審批后簽署蓋章。合同原件由綜合部統一保管,并建立檔案。委托之后,由業務部門制定營銷方案。
三、拍賣公告
1、業務部門將需要刊登拍賣公告的標的資料整理后報送綜合部。
2、綜合部根據委托拍賣合同和業務部門報送的標的資料確定拍賣會時間,安排拍賣師,并統一發布拍賣公告。拍賣公告一般選擇報紙刊登,視情況也可選擇其他新聞媒體。
3、拍賣公告至少于拍賣會舉行日前七天發布。另有要求的,從其規定。
4、拍賣公告應當載明以下事項:
(1)拍賣的時間、地點;
(2)拍賣標的;
(3)拍賣標的展示時間、地點;
(4)參與競買應當辦理的手續;
(5)需要公告的其他事項。
5、拍賣公告刊登后綜合部將公告及標的材料、拍賣師資料等報送工商局備案。業務部門負責通知委托人。
四、拍賣會的組織
1、展示:受理拍賣委托后,由業務部門負責營銷策劃并實施,拍賣公告刊登之后,由業務部門和綜合部接受客戶咨詢、提供標的的有關資料供查閱,并安排標的展示(至少兩天)。
2、報名:由綜合部和財務部聯合設置報名點,于拍賣會舉行日前統一接受報名。競買人應提供身份證明,公民應提供身份證,法人應提供營業執照、法人代碼證及法定代表人身份證,代理人另需提供有委托人簽署的委托代理書,標的按規定對競買人有特殊要求的競買人應提供相關證件。
3、拍賣會前日,綜合部組織召開由拍賣師、業務經辦人員等參加的會議,通報標的情況、報名情況和注意事項等。
五、拍賣會
1、拍賣會開始之前應在原報名點發放競買號牌;
2、拍賣會由拍賣師主持;視需要,可設立監拍、筆錄和工商監證(由工商局派員監證)席位,拍賣師應當于拍賣前宣布拍賣規則和注意事項;
3、拍賣成交的買受人應當場簽定拍賣筆錄(拍賣筆錄還需拍賣師和記錄人簽名)和拍賣成交確認書;
4、拍賣會應安排工作人員維持現場秩序,防止競買人惡意串通,擾亂秩序,保證拍賣會正常進行。
六、拍賣會后工作
1、拍賣成交后買受人按規定交納拍賣款,綜合部負責起草相關文件,經辦公室審核蓋章后由業務經辦人員送交委托方。財務人員負責拍賣款項的收支。綜合部負責將拍賣資料送工商局備案。
2、按照約定由委托人移交拍賣標的的,由委托人將拍賣標的移交給買受人。需要辦理證照變更、產權過戶的委托人協助買受人持拍賣人出具的成交證明和有關材料,向有關部門辦理手續。業務經辦人員應積極配合。
七、檔案
1、拍賣成交后,綜合應將成交標的的全部有關資料整理完備,通過電腦及實物形式移交檔案負責人。業務人員根據需要,可復制一份保存。
2、拍賣檔案須保存至少五年;財務檔案按相關規定保管。
3、業務部門在業務開展過程中應注意客戶檔案的建立、開發和利用。
八、傭金及其他費用的收取
傭金的收取嚴格按照《拍賣法》第五十六條、五十七條的規定執行。其他費用亦按《拍賣法》及其他法律、法規的規定收取。